2 Sistema de Control de Matriculación Estudiantil Manual de Usuario 3 Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación Ing. Henry Albán – Director Área: Unidad de Desarrollo de Software Equipo de desarrollo: © Ing. Raul Ortiz. Código: DTIC-UDS- Versión: 1.0 Fecha: Revisado por: Aprobado por: Nivel Confidencialidad: Público 4 Contenido Presentación .......................................................................................... 8 Introducción .......................................................................................... 9 1. Sistema SI@Net. ................................ ¡Error! Marcador no definido. Inicio. ...................................................................................................... 10 1.2. Matriculación. ........................................................................... 11 1.2.1. Ingreso de Nuevas Áreas de Asignaturas .................................. 13 ✓ En el menú vertical de Libro de Matrículas, Padrón Electoral, Perdidas y Retiros Paralelos por Asignatura, Acta de Calificaciones, Reporte Estudiantil ............................................................................. 15 ➢ Actualización de Áreas. ...................................................................... 17 ➢ Eliminación de Áreas. ........................................................................ 17 1.2.2. Asignaturas Comunes. ............................................................... 18 ➢ Agregar - Quitar Asignaturas Comunes. ............................................ 20 1.2.3. Calificaciones. ........................................................................... 21 ➢ Registrar Notas por Cédula de Identidad. ........................................... 24 1.2.4. Cambiar Paralelo. ...................................................................... 25 1.2.5. Centros Académicos .................................................................. 28 ➢ Actualizar Centro. ............................................................................... 29 1.2.6. Convalidaciones. ....................................................................... 30 1.2.7. Especialidades / Títulos............................................................ 32 ➢ Modificación....................................................................................... 33 1.2.8. Ingreso de Asignaturas. ............................................................. 35 ➢ Actualización de Asignaturas. ............................................................ 37 1.2.9. Malla Curriculares. .................................................................... 38 ➢ Actualización de Malla. ...................................................................... 39 ➢ Eliminación de Malla. ........................................................................ 40 1.2.10. Matriculación. .................................................................... 41 ➢ Datos Matrícula CRÉDITOS. ............................................................. 44 ➢ Datos Complementarios. .................................................................... 50 ➢ Datos Colegio. .................................................................................... 51 1.2.11. Registro de Instituciones. ................................................... 52 ➢ Modificación....................................................................................... 53 ➢ Cambio de Centro. .............................................................................. 56 5 1.2.12. Acta de Calificaciones. ...................................................... 57 1.2.13. Alumnos Matriculados. ...................................................... 58 1.2.14. Certificados. ....................................................................... 60 “Director”, “Autoridades”. ...................................................................... 61 1.2.15. Promociones ....................................................................... 61 1.2.16. Créditos Estudiantiles. ....................................................... 62 1.2.17. Generar Libro de Matrícula. .............................................. 64 1.2.18. Malla .................................................................................. 67 1.2.19. Nóminas Estudiantiles. ...................................................... 67 1.2.20. Listados Estudiantiles. ....................................................... 69 1.2.21. Padrón Electoral. ................................................................ 71 1.2.22. Reporte de Pago Pendientes. .............................................. 72 1.2.23. Reporte Estudiantil. ............................................................ 72 1.2.24. Paralelos por Asignatura. ................................................... 73 1.2.25. Pérdidas y Retiros. ............................................................. 74 1.2.26. Evaluación Docente. .......................................................... 75 “Autoridades”. ......................................................................................... 75 1.2.27. Reporte MTN. .................................................................... 76 “Autoridades”. ......................................................................................... 76 1.2.28. Reporte de Planeación de Edades. ..................................... 77 “Autoridades”. ......................................................................................... 77 1.2.29. Salir. ................................................................................... 78 1.2.30. Cambio de Contraseña. ...................................................... 79 1.3. Financiero.................................................................................. 80 1.3.1. Pago de Matrícula. .................................................................... 82 1.3.2. Reporte de Montos. ................................................................... 85 1.3.3. Reporte de Usuarios .................................................................. 86 1.3.4. Reporte de las Facturas ............................................................. 87 1.3.5. Reporte Olimpo. ........................................................................ 88 1.4. Director. .................................................................................... 89 1.4.1. Nómina Matriculados ................................................................ 89 “Autoridades”. ......................................................................................... 89 1.5. Cargar Fotos. ............................................................................. 90 1.5.1. Subir Fotos ................................................................................ 90 6 1.5.2. Listado de la Carnetización. ...................................................... 91 1.6. Extensión. .................................................................................. 92 1.6.1. Nomina Estudiantiles. ............................................................... 92 1.6.2. Reporte por Facultad. ................................................................ 92 1.6.3. Reporte por Carrera. .................................................................. 93 1.6.4. Reporte por Ciclo. ..................................................................... 93 7 Este material es de uso exclusivo para los alumnos de la Universidad Estatal de Bolívar. No está permitida la reproducción total o parcial de su contenido ni su tratamiento por cualquier método por aquellas personas que no acrediten su relación con la Universidad Estatal de Bolívar, sin autorización expresa de la misma. Edita Universidad Estatal de Bolívar 8 Presentación El presente documento es una herramienta fundamental para los profesionales, estudiantes, investigadores como herramienta para el desarrollo del entorno virtual de aprendizaje (EVEA). Es una guía de conocimientos, fácil de consultar, que recopila temas de sumo interés para el desarrollo de las actividades de manejo de los cursos en los entornos virtuales de aprendizaje a partir de la definición y conocimiento de los diferentes cursos dándoles una aproximación al manejo del mismo. Estamos convencidos del aporte significativo del siguiente manual, para el desarrollo de las diferentes temáticas en los cursos, así mismo la eficiencia de la consulta y la fácil comprensión del siguiente texto, el cual beneficia y desarrollo de los conocimientos en el manejo del EVEA. 9 Introducción Bienvenidos al Sistema de Control de Matriculación Estudiantil “SME”, en este manual usted encontrará descritos paso a paso todos los procedimientos necesarios para el correcto manejo del Sistema de Control de Matriculación Estudiantil. El poder utilizar el sistema para la Matriculación, provee un avance seguro y definitivo para el uso de la Facultad que lo requiera, de tal forma que su manejo sea exacto sin motivo a errores y confusiones en el registro. Para la utilización de “SME” es necesario leer muy bien las indicaciones antes de ejecutar el sistema que lo describiremos a continuación. Si existiese algún error en el ingreso de claves y demás datos, el sistema indicará los mensajes de control evitando así una posible distorsión en la información que este posea. 10 Inicio. 1) Se presenta una interfaz de Bienvenida, el cual contiene un resumen sobre los beneficios que ofrece el Sistema de Control de Matriculación Estudiantil (SME). 11 1.2. Matriculación. 1) Seleccionar la opción “Matriculación” del menú vertical. 12 ▪ Una vez que ingresa el usuario “secretaria” se presenta la siguiente interfaz con las actividades que puede realizar. 13 ▪ La siguiente interfaz se desplegará en las siguientes opciones: Financiero, Directores, Coordinador, Autoridades, Cargar Fotos, Extensión y H.C.U del menú vertical, y dar clic en la palabra “aquí”, 1.2.1. Ingreso de Nuevas Áreas de Asignaturas ➢ Registro de Áreas 1) Seleccionar la opción “Áreas de Asignaturas” del menú vertical. 2) Seleccionar el link “Registro de Áreas” del menú horizontal. 3) Ingresar el “Nombre del Área” correspondiente. 4) Pulsar el botón “Guardar” para que la información se registre en la Base de Datos. 14 5) Se presenta una interfaz de confirmación del Registro de Áreas guardada en la Base de Datos. ▪ Dar clic en la palabra “aquí” para realizar un nuevo registro de Áreas. ▪ Repetir el proceso desde el punto 1 para más ingresos. La siguiente interfaz de control se desplegará en las siguientes opciones “Actualización de Áreas”, “Eliminación de Áreas”, del menú horizontal. ✓ En el menú vertical Ingreso de Asignaturas: la opción “Registro de Asignaturas”, “Actualización de Asignaturas”, “Eliminación de Asignaturas” del menú horizontal. ✓ En el menú vertical de Periodos Lectivos: la opción “Ingreso de Periodos”, “Actualización de Periodos”, “Eliminación de Periodos” del menú horizontal. ✓ En el menú vertical de Asignaturas Comunes: la opción “Agregar o Quitar 15 Programas” del menú horizontal. ✓ En el menú vertical de Matrícula: la opción “Datos Matrícula”, “Datos Complementarios”, “Datos del Colegio” del menú horizontal. ✓ En menú vertical de Registro de Colegios: la opción “Registro de Colegios”, “Modificación Datos de Colegio”, “Eliminación de Colegios” del menú horizontal. ✓ En el menú de vertical Especialidades Colegios: la opción “Registro de Especialidades”, “Modificación de Especialidades”, “Eliminación de Especialidades” del menú horizontal. ✓ En menú vertical de Calificaciones: la opción “Notas x Asignaturas” del menú horizontal. ✓ En el menú vertical de Libro de Matrículas, Padrón Electoral, Perdidas y Retiros Paralelos por Asignatura, Acta de Calificaciones, Reporte Estudiantil ✓ En el menú del usuario Financiero: en la opción Pago Matrícula del menú vertical. ▪ Si el “Nombre de Área” ya se encuentra registrado en la Base de Datos se presenta la siguiente interfaz de control. ▪ La siguiente interfaz se desplegará en las siguientes opciones: ✓ En el menú vertical de Ingreso de Asignaturas: la opción “Registro de Asignaturas”. ✓ En el menú vertical de Asignaturas Comunes: la opción “Agregar o Quitar Programas” del menú horizontal. 16 ✓ En el menú vertical de Registro de Colegios: la opción “Registro de Colegios”, del menú horizontal. ✓ En el menú vertical de Especialidades Colegios: las opciones “Registro de Especialidades”, “Modificación de Especialidades” del menú horizontal. ✓ En el menú del usuario Financiero: la opción “Pago Matrícula” del menú vertical. • Si no se ha ingresado el dato en el campo “Nombre del Área”, se presentará la siguiente interfaz de control. Pulsar el botón “Aceptar” para realizar nuevamente el Registro de Áreas repetir el proceso desde el punto 3. • La siguiente interfaz se desplegará en las siguientes opciones “Actualización de Áreas” y “Eliminación de Áreas” del menú horizontal. ✓ En el menú vertical Registro de Especialidades: la opción “Registro de Especialidades”, “Modificación de Especialidades”, “Eliminación de Especialidades” del menú horizontal. 17 ➢ Actualización de Áreas. 1) Escoger el link “Actualización de Áreas” del menú horizontal. 2) Seleccionar la información correspondiente al “Área de Asignatura” y pulsar el botón “Modificar”. ▪ La siguiente interfaz se desplegará en la siguiente opción “Eliminación de Áreas” del menú horizontal. ➢ Eliminación de Áreas. ▪ En caso de que el Área de Asignatura tenga relación con otros datos se presenta la siguiente interfaz de control. Y dar clic en la palabra “aquí” para seleccionar nuevamente el Área correcta a eliminar. ▪ La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical de Periodos Lectivos: la opción “Eliminación de Periodos”. 18 1.2.2. Asignaturas Comunes. ➢ Registro de Asignaturas Comunes. 1) Seleccionar la opción “Asignaturas Comunes” del menú vertical. 2) Seleccionamos el link “Registro de Asignaturas Comunes” del menú horizontal. 3) Seleccionar la información correspondiente a “Ingrese el Nombre de la Asignatura”, “Centro Académico”. Estos datos son obligatorios. 4) Pulsar el botón “Buscar” para presentar la información desde la Base de Datos. • La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical de Agregar - Quitar Asignaturas Comunes. http://10.0.3.180/sme/comunes.php?tab=2&panel=0 http://10.0.3.180/sme/comunes.php?tab=2&panel=0 http://10.0.3.180/sme/comunes.php?tab=2&panel=0 19 5) Seleccionar todas las asignaturas o una por uno según sea necesario, dar clic bajo la palabra “Check”, o en cada cuadro correspondiente a la asignatura. 6) Pulsar el botón “Guardar” para registrar en la Base de Datos. 20 • En caso de que el nombre de la asignatura no se encuentre en la base de datos se presenta la siguiente interfaz de control. La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical en la opción “Agregar o Quitar Programas” del menú horizontal. ➢ Agregar - Quitar Asignaturas Comunes. 1) Se presenta la siguiente interfaz con el listado de las asignaturas y sus respectivos códigos, los cuales serán ingresados en el apartado “Ingrese el Código de las Asignaturas en Común para actualizar”. 2) Pulsar el botón “Siguiente”. http://10.0.3.180/sme/comunes.php?tab=2&panel=0 21 3) Se presenta la siguiente interfaz para Agregar o Quitar las Asignaturas Comunes. 4) Pulsar el botón “Actualizar” Nota: este link solo aparece para la facultad de ciencias administrativas 1.2.3. Calificaciones. ➢ Notas por Asignaturas. 1) Seleccionar la opción “Calificaciones” del menú vertical. 2) Seleccionar el link “Notas x Asignatura”. ▪ La siguiente interfaz se desplegará en la siguiente opción “Actualizar Notas Asig.”, del menú horizontal. 3) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela Carrera”, “Centro Académico”, “Periodo Lectivo”, “Área de Asignatura”, “Seleccione Asignatura”, “Ingrese el Paralelo”, y pulsar el botón siguiente. ▪ Estos campos son obligatorios, para desplegar nóminas de estudiantes en las que se debe ingresar las calificaciones respectivas. 22 ▪ La siguiente interfaz se desplegará en la siguiente opción “Actualizar Notas Asig” del menú horizontal. 4) Aparece la interfaz con la Nómina de los estudiantes existentes en el Paralelo seleccionado, bajo la etiqueta “Notas” se encuentra el campo para ingresar la calificación correspondiente. ▪ La siguiente interfaz se desplegará en la siguiente opción “Actualizar Notas Asig” del menú horizontal 5) Pulsar el botón “Guardar” para almacenar la información en la Base de Datos. ▪ Repetir el proceso desde el punto 1 para más ingresos. La siguiente interfaz se desplegará en la siguiente opción “Actualizar Notas Asig.” del menú horizontal. 23 ▪ Si el estudiante no se encuentra matriculado se presenta la siguiente interfaz de control, La siguiente interfaz se desplegará en las siguientes opciones del menú horizontal “Actualizar Notas Asig” y” Notas C.I. 24 ➢ Registrar Notas por Cédula de Identidad. ▪ Si el número de cédula es incorrecto se presenta la siguiente interfaz de control. La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical Certificados: del usuario “Director”. 25 1.2.4. Cambiar Paralelo. 1) Seleccionamos la opción “Cambiar Paralelo” del menú vertical. 2) Ingresar el número de Cédula de Identidad del estudiante a consultar en la Base de Datos. • La siguiente interfaz se desplegará en las opciones: ✓ En el menú vertical de Calificaciones: la opción “Notas x C.I.”, “Actualización Notas x C.I.” del menú horizontal. ✓ En el menú vertical de Créditos Estudiantiles: la opción “Certificados” del menú vertical, “Créditos Estudiantiles”, “Certificados” del usuario “Director”. 3) Se presenta la siguiente interfaz con la carrera correspondiente al estudiante. 4) Pulsar el botón “Ir”. 26 La siguiente interfaz se desplegará en la opción: ✓ En el menú vertical de Calificaciones: la opción “Notas x C.I.”, “Actualizar Notas x C.I.”. ✓ En el menú vertical Créditos Estudiantiles del usuario “Director”. 5) Se presenta la siguiente interfaz en la cual se podrá modificar el paralelo del estudiante. 6) Pulsar el botón “Actualizar”, para registra en la Base de Datos. ▪ Si el estudiante no se encuentra matriculado se presenta la siguiente interfaz de control. 27 ▪ En caso de que se produzca un error al momento de “Actualizar” la información en la Base de Datos se presenta la siguiente interfaz de error. ▪ Si el estudiante no se encuentre registrado en la Base de Datos se presenta una interfaz de error. La siguiente interfaz se desplegará en las siguientes opciones: ✓ En el menú vertical de Calificaciones: la opción “Notas x C.I.”, “Actualizar Notas x C.I.” del menú vertical. ✓ En el menú vertical de Certificados del usuario “Director”. 28 1.2.5. Centros Académicos ▪ Registro de Nuevo centro. 1) Seleccionar la opción “Centros Académicos” del menú vertical. 2) Seleccionar el link “Nuevo Centro” del menú horizontal. 3) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”. 4) Seleccionar la “Nuevo Centro” ingresamos el nombre y pulsar el botón “Agregar Centro”. 5) Escogemos las carreras del centro a crear. ▪ Estos campos son obligatorios para registrar de la información. 6) Pulsar el botón “Guardar”. 29 ➢ Actualizar Centro. 1) Escoger el link “Actualizar Centro” del menú horizontal. 2) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”; “Centro Académico”, “Modalidad”. Estos datos son obligatorios. 3) Escogemos la “Carrera” a agregar al centro. 4) Pulsar el botón “Guardar” 30 1.2.6. Convalidaciones. 1) Seleccionamos la opción “Convalidaciones” del menú vertical. 2) Ingresar el número de Cédula de Identidad del estudiante a consultar en la Base de Datos. 3) Se presenta la siguiente interfaz con la carrera correspondiente al estudiante. 31 4) Pulsar el botón “Ir”. 5) Se presenta la siguiente interfaz en la cual se podrá Seleccionar la asignatura a convalidar y asignar su nota correspondiente. 6) Seleccionamos el “Periodo lectivo” al cual se asigna las asignaturas convalidadas 7) Pulsar el botón “Guardar”, para registra en la Base de Datos. 32 ▪ Si el estudiante no se encuentra matriculado se presenta la siguiente interfaz de control. ▪ En caso de que se produzca un error al momento de “Guardar” la información en la Base de Datos se presenta la siguiente interfaz de error. 1.2.7. Especialidades / Títulos. ➢ Especialidades Colegios. 1) Seleccionar la opción “Especialidades / Títulos” del menú vertical. 2) Seleccionar el link “Especialidades Colegios” del menú horizontal. 3) Ingresa nombre de la especialidad. 4) Pulsar el botón “Guardar” para registrar en la Base de Datos. 33 • Este método se realiza en los links “Títulos Institutos”,” Títulos Universidades”. ➢ Modificación. ▪ En esta opción el usuario podrá modificar o eliminar la especialidad o título. ▪ Se presenta la interfaz de búsqueda y se ingresa un parámetro de búsqueda. ▪ Se presenta la siguiente interfaz del listado de las especialidades encontradas. 34 ▪ Seleccionar la especialidad requerida. ▪ Se presenta la siguiente interfaz para modificar la especialidad. ▪ Pulsamos el botón “Actualizar”, para registrar la informática en la Base de Datos. 35 1.2.8. Ingreso de Asignaturas. ▪ Registro de Asignaturas. 1) Seleccionar la opción “Ingreso de Asignaturas” del menú vertical. 2) Seleccionar el link “Registro de Asignaturas” del menú horizontal. 3) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”, “Carrera”, “Área de Asignatura”, “Nombre de la Asignatura”, “Total de Créditos”, “Fecha de Registro”. ▪ Estos campos son obligatorios para registrar las asignaturas correspondientes a la escuela. 4) Pulsar el botón “Aceptar”. 36 ▪ Se presenta una interfaz de confirmación en la cual escoge la opción “Aceptar” para registrar en la Base de Datos o “Cancelar” para modificar la información necesaria. ▪ Si no se ha seleccionado todos los datos requeridos, se presentará la siguiente interfaz de control, Esta interfaz se desplegará en las siguientes opciones del menú horizontal “Actualización de Asignaturas”, “Eliminación de Asignaturas”. ✓ En el menú vertical de Periodos Lectivos: las opciones “Ingreso de Periodos”, “Actualización de Periodos”, “Eliminación de Periodos” del menú horizontal. ✓ En el menú vertical de Matriculación: la opción “Datos Personales”. ✓ En el menú vertical de Matrícula: la opción “Datos Matrícula”, “Datos Complementarios”, “Datos del Colegio” de menú horizontal. ✓ En el menú vertical la opción de Registro de Colegios: la opción “Registro de Colegios”, “Modificación Datos de Colegio”, “Eliminación de Colegios” del menú horizontal. ✓ En el menú vertical Nóminas Estudiantiles. ✓ En el menú vertical Calificaciones: la opción “Notas x Asignaturas” del menú horizontal. 37 ➢ Actualización de Asignaturas. 1) Escoger el link “Actualización de Asignaturas” del menú horizontal. 2) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”; “Carrera”, “Seleccione Asignatura”. Estos datos son obligatorios. ▪ Se presenta la siguiente interfaz para realizar la modificación de los datos necesarios. 38 1.2.9. Malla Curriculares. ➢ Registro de Malla. 1) Seleccionar la opción “Malla Curriculares” del menú vertical. 2) Seleccionar el link “Registro de Malla” del menú horizontal. 3) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”, “Carrera”. ▪ Estos campos son obligatorios para registrar las asignaturas correspondientes a la escuela. 4) Se ingresa la “Descripción de Malla” y se escoge la “Fecha de Aprobación” 5) Pulsar el botón “Guardar”. 39 ➢ Actualización de Malla. 6) Escoger el link “Actualización de Malla” del menú horizontal. 7) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”; “Carrera”, “Seleccione Malla”. Estos datos son obligatorios. 8) Se modifica la “Descripción de Malla” y la “Fecha de Aprobación” 9) Pulsar el botón “Guardar”. 40 ➢ Eliminación de Malla. 10) Escoger el link “Eliminación de Malla” del menú horizontal. 11) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”; “Carrera”, “Seleccione Malla”. Estos datos son obligatorios. 12) Pulsar el botón “eliminar”. 41 1.2.10. Matriculación. ➢ Datos Personales. 1) Seleccionar la opción “Matriculación” del menú vertical. 2) Seleccionar el link “Datos Personales” del menú horizontal. 3) Ingresar la “Cédula de Identidad”, del estudiante. 4) Se verifica si el número ingresado corresponde al algoritmo de una cédula. Si el número no corresponde a la cédula se despliega la siguiente interfaz de control. 42 5) Pulsar el botón “Aceptar” para verificar el número de cédula ingresado. 6) Se ingresa los obligatorios faltantes. 7) Pulsar el botón “Examinar” para insertar la foto del estudiante. • Se busca la fotografía del estudiante en el explorador de archivo. Y pulsar el botón “Abrir” para cargar la fotografía en el Sistema (SME). • El formato de la fotografía tiene que ser jpg, con un tamaño máximo de 480 x 640 px. 43 8) Pulsar el botón “Guardar” para registrar al Estudiante en la Base de Datos. • Si el número de cédula del estudiante ya se encuentra registrado en la Base de Datos se presenta la siguiente interfaz con la información de estudiante para ser actualizada. 44 ➢ Datos Matrícula CRÉDITOS. 1) Seleccionar el link “Datos Matrícula” del menú horizontal. 2) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”, “Carrera”, “Centro Académico”, “Periodo Lectivo”, “Número de Matrícula”, “Matrícula”. Estos datos son obligatorios. ▪ En caso de que el “Centro Académico” no se encuentre registrado se presenta un campo para ser ingresado. 45 3) Una vez seleccionado el “Periodo Lectivo”, se presenta la opción “Seleccione las Asignaturas por Área” en la cual se escoge el Área correspondiente. 4) Se presenta la siguiente interfaz en la cual se selecciona las siguientes opciones “Asignatura”, “Orden de Matrícula”, “Convalidación” y el “Paralelo”. ▪ Si se ha seleccionado erróneamente alguna de las opciones antes mencionadas se selecciona la asignatura que se encuentra en el lado posterior derecho y pulsamos el botón “Remover”. 5) Pulsar el botón “Finalizar Selección”. 46 6) Se presenta una interfaz para realizar una nueva selección de asignaturas en diferentes Áreas repetir el paso 3. 47 7) Pulsar el botón “Siguiente”. 8) Se presenta la siguiente interfaz en la cual podemos confirmar si los documentos del estudiante se encuentran completos, presionando las opciones “Si” o “No” ubicadas en la parte inferior de loa interfaz. 9) Pulsar el botón “Guardar” para registrar en la Base de Datos. 48 10) Si se presiona el botón “Imprimir” se desplegará la siguiente interfaz. 49 • Si el estudiante ya se encuentra registrado en la Base de Datos con el Periodo Lectivo seleccionado se presenta la siguiente interfaz de control. • Si el “Periodo Lectivo” no se encuentra vigentes se presenta la siguiente interfaz de control. Y dar clic en la palabra “aquí” para realizar el reingreso del Periodo Lectivo vigente. 50 ➢ Datos Complementarios. 1) Seleccionar el link “Datos Complementarios” del menú horizontal. 2) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Provincia”; “Cantón”, “Fecha de Nacimiento”. Estos datos son obligatorios, los demás datos son opcionales para el registro. 3) Pulsar el botón “Actualizar” para registrar en la Base de Datos. 51 ➢ Datos Colegio. 1) Seleccionamos el link “Datos del Colegio” del menú horizontal. 2) Seleccionar la información correspondiente a “Cantón del Colegio”, “Colegio de Origen”, “Especialidad”, “Fecha de Grado”, “Calificación”. ▪ Estos campos son obligatorios para registrar los datos del Colegio. 3) Pulsamos “Actualizar” para registrar en la Base de Datos. 52 1.2.11. Registro de Instituciones. ➢ Datos Colegios. 1) Seleccionar la opción “Registro de Instituciones” del menú vertical. 2) Seleccionar el link “Datos Colegios” del menú horizontal. 3) Ingresar la información en las opciones “Nombre del Colegio”, “Provincia”, “Cantón”. Estos datos son obligatorios. 4) Seleccionar la Especialidades de la categoría y pulsar el botón “=>” para agregar al colegio creado. ▪ En caso de pulsar el botón “Cancelar” se debe reingresar la información del Colegio. 5) Pulsar el botón “Aceptar” para registrar en la Base de Datos. 53 Nota: Esté método se realiza en los links “Datos Institutos”,” Datos Universidades”. ➢ Modificación. ▪ En esta opción el usuario podrá modificar o eliminar la especialidad o título. ▪ Se presenta la interfaz de búsqueda y se ingresa un parámetro de búsqueda. 54 ▪ Se presenta la siguiente interfaz del listado de las Instituciones encontradas. ▪ Seleccionar la institución requerida para modificar o eliminar. ▪ Se presenta la siguiente interfaz para modificar la información. ▪ Pulsamos el botón “Actualizar”, para registrar la información en la Base de Datos. 55 ➢ Anulación de Matricula. 1) Seleccionar la opción “Anulación de Matricula” del menú vertical. 2) Seleccionar la opción “Anulación de Matricula” del menú horizontal. 3) Ingresar el número de Cédula de Identidad del estudiante a consultar en la Base de Datos. 4) Se presenta la siguiente interfaz con la carrera correspondiente al estudiante. 5) Pulsar el botón “Ir”. 6) Se presenta una interfaz de ingreso de “Observaciones” donde se escribe de acuerdo a que motivo se realiza la anulación de la matrícula y la instancia correspondiente. 7) Pulsar el botón “Anulación de Matricula”. 56 ➢ Cambio de Centro. ▪ Se realiza el mismo paso del 1 al 5. ▪ Se selecciona el “Centro Académico” y la “Modalidad” al cual se cambia el estudiante. ▪ Se llena la “Observación” del motivo del cambio y quien autoriza el cambio. ▪ Pulsar el botón “Cambio de Centro”. 57 1.2.12. Acta de Calificaciones. 1) Seleccionar la opción “Acta de Calificaciones” del menú vertical. 2) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”, “Carrera”, “Centro Académico”,” Modalidad”, “Periodo Lectivo”, “Área Asignatura”, “Asignatura”, “Ingrese el Paralelo”, “Docente”, “Parcial”, “Fecha de Examen” y pulsar el botón “Generar Acta”. ▪ Estos campos son obligatorios, para generar un archivo PDF que contiene el acta general de calificaciones. La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical de Acta de Calificaciones del usuario “director”, “Autoridades”. 58 1.2.13. Alumnos Matriculados. 1) Seleccionar la opción “Alumnos Matriculados” del menú vertical. 2) Seleccionar el “Periodo lectivo” y pulsar el botón “Obtener Reporte”. 59 3) Luego de ingresar la información necesaria se presenta la siguiente interfaz con la cantidad de alumnos matriculados. 4) Pulsar el botón “Imprimir”. La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical de Alumnos Matriculados del usuario “Director”, “Autoridades”. 60 1.2.14. Certificados. 1) Seleccionamos la opción “Certificados” del menú vertical. 2) Ingresar el número de Cédula de Identidad del estudiante a consultar en la Base de Datos. 3) Se presenta la siguiente interfaz con la carrera correspondiente al estudiante. 4) Pulsar el botón “Ir”. 61 5) Pulsar el botón “Imprimir”, el cual genera un archivo PDF el mismo que puede ser guardado o impreso para información del usuario. • La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical del usuario “Director”, “Autoridades”. 1.2.15. Promociones 1) Seleccionamos la opción “Promociones” del menú vertical. 2) Ingresar el número de Cédula de Identidad del estudiante a consultar en la Base de Datos. 62 3) Se presenta la siguiente interfaz con la carrera correspondiente al estudiante. 4) Pulsar el botón “Ir”. 5) Pulsar el botón “Imprimir”, el cual genera un archivo PDF el mismo que puede ser guardado o impreso para información del usuario 1.2.16. Créditos Estudiantiles. 1) Seleccionamos la opción “Créditos Estudiantiles” del menú vertical. 2) Ingresar el número de Cédula de Identidad del estudiante a consultar en la Base de Datos. 63 3) Se presenta la siguiente interfaz con la carrera correspondiente al estudiante. 4) Pulsar el botón “Ir”. 5) Se presenta la siguiente interfaz con los datos de matrícula del estudiante. La siguiente interfaz de desplegar en el menú vertical de Créditos Estudiantiles del usuario “Director”, “Coordinador”, “Autoridades”, “Extensión” y “H.C.U”. 64 1.2.17. Generar Libro de Matrícula. 1) Seleccionar la opción “Libro de Matrícula” del menú vertical. 2) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”, “Carrera”, “Centro Académico”, “Modalidad”, “Periodo Lectivo”, si existe se selecciona la “Malla curricular”. 65 3) Se ingresa los Valores del Último número de “matricula” más uno y si tiene el último número de “Folio” q corresponda en el caso q algún dato no tenga este valor y el libro ya no haya sido generado antes caso contrario no se ingresa nada. 66 4) Pulsar el botón “Generar Libro”. Estos campos son obligatorios, para generar un archivo PDF el cual puede ser guardado o impreso para información del estudiante. ▪ Luego de pulsar el botón “Generar Libro”, aparece la siguiente interfaz de control. En la cual si presionamos el botón “Aceptar” de genera el archivo PDF caco contrario se presionamos el botón “Cancelar” podemos modificar la información del Libro de Matrículas. 67 1.2.18. Malla 1) Seleccionar la opción “Malla” del menú vertical. 2) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”, “Carrera”, “Malla Curricular”. 3) Pulsar el botón “Generar Archivo”. Estos campos son obligatorios, para generar un archivo PDF el cual puede ser guardado o impreso para información. 1.2.19. Nóminas Estudiantiles. 1) Seleccionar la opción “Nóminas Estudiantiles”, del menú vertical. 2) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”, “Carrera”, “Periodo Lectivo”, “Centro Académico”, “Modalidad”, “Área Asignatura”, “Asignatura”, “Paralelo”, “Tipo de Descarga”. Estos campos son obligatorios para generar las nóminas estudiantiles. 3) Pulsar el botón “Generar Archivo”, el cual genera un archivo PDF el cual puede ser impreso o guardado. 68 ➢ La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical de Nóminas Estudiantiles: del usuario “Director”, “Coordinador”, “Autoridades”. 4) Se presenta la siguiente interfaz de confirmación. Y dar clic en la palabra “aquí” para Generar una nueva Nómina Estudiantil. ▪ La siguiente interfaz se desplegará en la opción “Certificados” del menú vertical del usuario “Director” 69 1.2.20. Listados Estudiantiles. 1) Seleccionar la opción “Listados Estudiantiles”, del menú vertical. 2) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”, “Carrera”, “Periodo Lectivo”, “Centro Académico”, “Modalidad”, “Área Asignatura”, “Asignatura”, “Paralelo”, “Tipo de Descarga”. Estos campos son obligatorios para generar las nóminas estudiantiles. 3) Pulsar el botón “Generar Archivo”, el cual genera un archivo PDF el cual puede ser impreso o guardado. ➢ La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical de Listados Estudiantiles: del usuario “Director”. 70 4) Se presenta la siguiente interfaz de confirmación. Y dar clip en la palabra “aquí” para Generar una nueva Nómina Estudiantil. 5) La siguiente interfaz se desplegará en la opción “Certificados” del menú vertical del usuario “Director” 71 1.2.21. Padrón Electoral. 1) Seleccionar la opción “Padrón Electoral” del menú vertical. 2) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela Carrera”, “Periodo Lectivo”, “Centro Académico”, “Modalidad”, “Tribunal Electoral”, “Elecciones de, Fecha” y pulsar el botón “Generar Padrón”. Estos campos son obligatorios, para generar un archivo PDF el cual puede ser guardado o impreso para información de los usuarios. La siguiente interfaz se desplegará en la opción de “Reporte Estudiantil”, “Padrón Electoral”, del menú vertical del usuario “Director”, “Autoridades”. 72 1.2.22. Reporte de Pago Pendientes. 1) Seleccionar la opción “Reporte de Pago Pendientes”, del menú vertical. 2) Pulsar el botón “Imprimir”, el cual genera un archivo PDF el cual puede ser impreso o guardado. ➢ La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical de Nóminas Estudiantiles: del usuario “Director”, “Autoridades”. 1.2.23. Reporte Estudiantil. 1) Seleccionar la opción “Reporte Estudiantil” del menú vertical. 2) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”, “Carrera”, “Centro 73 Académico”, “Periodo Lectivo”, “Área Asignatura”, “Asignatura” y pulsar el botón “Generar Archivo”. Estos campos son obligatorios, para generar un archivo PDF. La siguiente interfaz se desplegará en la opción de “Reporte Estudiantil” del menú vertical del usuario “Director”, “Autoridades”. 1.2.24. Paralelos por Asignatura. 1) Seleccionar la opción “Paralelos por Asignatura” del menú vertical. 2) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela”, “Carrera”, “Centro Académico”, “Periodo Lectivo” y pulsar el botón “Obtener Reporte”. Estos campos son obligatorios, para generar un archivo PDF con la lista de las asignaturas y los paralelos existentes. La siguiente interfaz se desplegará en las siguientes opciones: ✓ En el menú vertical de Alumnos Matriculados. 74 ✓ En el menú vertical de Paralelos por Asignatura del usuario “Director”, “Autoridades”. 1.2.25. Pérdidas y Retiros. 1) Seleccionar la opción “Pérdida y Retiros” del menú vertical. 2) Seleccionar la información correspondiente a “Facultad”, “Escuela Carrera”, “Centro Académico”, “Periodo Lectivo”, “Área Asignatura”, “Seleccione Asignatura”, “Ingrese Paralelo” y pulsar el botón “Descargar Archivo”. Estos campos son obligatorios, para generar un archivo PDF de los estudiantes con su respectivo estado Retiros y Pérdidas. La siguiente interfaz se desplegará en la opción de “Pérdidas y Retiros” del menú vertical del usuario “Director”, “Autoridades”. 75 1.2.26. Evaluación Docente. 1) Seleccionar la opción “Evaluación Docente” del menú vertical. 2) Seleccionar el “Periodo lectivo” y pulsar el botón “Obtener Reporte” y se obtiene el reporte en CSV con la información. • La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical del usuario “Autoridades”. 76 1.2.27. Reporte MTN. 1) Seleccionar la opción “Reporte MTN” del menú vertical. 2) Seleccionar el “Periodo lectivo” y pulsar el botón “Obtener Reporte” y se obtiene el reporte en CSV con la información. • La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical del usuario “Autoridades”. 77 1.2.28. Reporte de Planeación de Edades. 1) Seleccionar la opción “Reporte de Planeación de Edades” del menú vertical. 2) Seleccionar el “Periodo lectivo” y pulsar el botón “Obtener Reporte” y se obtiene el reporte en CSV con la información. • La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical del usuario “Autoridades”. 78 1.2.29. Salir. ▪ Seleccionamos la opción “Salir” del menú vertical, para salir del usuario “secretaria”. La siguiente interfaz se desplegará en las opciones “Salir” de los diferentes usuarios. 79 1.2.30. Cambio de Contraseña. ▪ La siguiente interfaz permite cambiar la contraseña la misma que será desplegada para los diferentes usuarios del Sistema. 80 1.3. Financiero. 1) Seleccionar la opción “Financiero” del menú vertical. ▪ La siguiente interfaz se desplegará en: Directores, Coordinador, Cargar Fotos, Extensión y H.C.U del menú vertical. 81 ▪ Una vez que ingrese el usuario “Financiero” se presenta la siguiente interfaz con las actividades que puede realizar. 82 1.3.1. Pago de Matrícula. 1) Seleccionamos la opción “Pago Matrícula” del menú vertical. 2) Se ingresa el “Numero Inicial” y “Numero Final” de la factura. 3) Se presenta la siguiente interfaz en la cual se ingresa el número de cédula del estudiante, para poder registrar el pago de la Matrícula. 83 4) Escoger la carrea en la cual el estudiante está matriculado. 5) Pulsar el botón “Ir”. 6) Se presenta la siguiente interfaz con la información del estudiante, el detalle de matrícula y el total a pagar. 7) Pulsar el botón “Pago Matrícula”. 84 ▪ Si el estudiante no tiene ningún tipo de arrastre en alguna materia se presenta la siguiente interfaz de control, en la cual se observa la exoneración de la matrícula. Dar clic en la palabra “aquí”, para realizar un nuevo número de cédula. 85 ▪ Si el estudiante no se encuentra registrado en la Base de Datos se presenta la siguiente interfaz de control. Dar clic en la palabra “aquí”, para realizar un nuevo ingreso. ▪ En el caso en que el número de cédula del estudiante sea incorrecta se presenta la siguiente interfaz de control. Y pulsar el botón “Aceptar” para corregir el número de cédula. 1.3.2. Reporte de Montos. 1) Seleccionar la opción “Reporte Montos” del menú vertical. 86 2) Seleccionar la “Fecha de Pago” y pulsar el botón “Imprimir” y se obtiene el reporte en pdf con la información. 1.3.3. Reporte de Usuarios 1) Seleccionar la opción “Reporte Usuarios” del menú vertical. 2) Seleccionar al “Usuario” y la “Fecha de Pago” y pulsar el botón “Imprimir” y se obtiene el reporte en pdf con la información 87 1.3.4. Reporte de las Facturas 1) Seleccionar la opción “Reporte de las Facturas” del menú vertical. 2) Seleccionar al “Usuario” y la “Fecha de Pago” y pulsar el botón “Imprimir” y se obtiene el reporte en pdf con la información 88 1.3.5. Reporte Olimpo. 1) Seleccionar la opción “Reporte Olimpo” del menú vertical. 2) Seleccionar al “Año” y el “Mes” y pulsar el botón “Imprimir” y se obtiene el reporte en csv con la información 89 1.4. Director. Una vez que ingrese el usuario “Director” se presenta la siguiente interfaz con las actividades que puede realizar 1.4.1. Nómina Matriculados 1) Seleccionar la opción “Nómina Matriculados” del menú vertical. 2) Seleccionar al “Facultad”, “Escuela”, “Carrera”, “Centro Académico”, “Periodo Lectivo” y pulsar el botón “Obtener Reporte” y se obtiene el reporte en PDF con la información solicitado. • La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical del usuario “Autoridades”. 90 1.5. Cargar Fotos. 1.5.1. Subir Fotos 1) Seleccionar la opción “Subir Fotos” del menú vertical. 2) Seleccionar al “Facultad”, “Escuela”, “Carrera”, “Centro Académico”, “Periodo Lectivo” y pulsar el botón “Obtener Reporte” y se obtiene el reporte en PDF con la información solicitado 91 1.5.2. Listado de la Carnetización. 1) Seleccionar la opción “Listado de la Carnetización” del menú vertical. 2) Seleccionar la “Escuela”, “Carrera”, “Periodo Lectivo”, “Centro Académico”, “Modalidad”, “Tipo de Descarga” y pulsar el botón “Generar Archivo” y se obtiene el reporte con la información solicitado. 92 1.6. Extensión. 1.6.1. Nomina Estudiantiles. 1) Seleccionar la opción “Nomina Estudiantiles” del menú vertical. 2) Seleccionar al “Facultad”, “Escuela”, “Carrera”, “Periodo Lectivo”, “Centro Académico”, escogemos el “tipo de Archivo” y pulsar el botón “Generar Archivo” y se obtiene el reporte con la información solicitado. 1.6.2. Reporte por Facultad. 1) Seleccionar la opción “Reporte por Facultad” del menú vertical. 2) Seleccionar el “Periodo Lectivo” y pulsar el botón “Obtener Reporte”, se obtiene el reporte en HTML con la información solicitado y pulsar el botón “Imprimir” si deseamos imprimir la información. • La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical del usuario “H.C.U”. 93 1.6.3. Reporte por Carrera. 1) Seleccionar la opción “Reporte por Carrera” del menú vertical. 2) Seleccionar la “Facultad”, “Periodo Lectivo”, se obtiene el reporte en HTML con la información solicitado y pulsar el botón “Imprimir” si deseamos imprimir la información. • La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical del usuario “H.C.U”. 1.6.4. Reporte por Ciclo. 94 1) Seleccionar la opción “Reporte por Ciclo” del menú vertical. 2) Seleccionar la “Facultad”, “Periodo Lectivo”, se obtiene el reporte en HTML con la información solicitado y pulsar el botón “Imprimir” si deseamos imprimir la información. • La siguiente interfaz se desplegará en el menú vertical del usuario “H.C.U”. 95